Après la signature de la convention de maîtrise
d’ouvrage déléguée et la mise en place
des crédits délégués, une des
premières actions que l’AGETIPE-MALI doit entreprendre
est la programmation et le lancement des études techniques
des projets et des sous-projets. Ceci incombe à la
direction technique de l’AGETIPE-MALI.

SECTION 3.1. PROGRAMMATION DES ACTIVITES DE L’AGETIPE-MALI

L’AGETIPE-MALI dressera un programme trimestriel des réalisations
et passation de marchés de toutes ses activités,
par phases de réalisation des projets et sous-projet,
en fonction des conventions :

phase 1 : définition précise du projet ou sous-projet
et de son programme

· coût-objectif

· délai
· implantation
· mise à disposition des terrains par le maître
de l’ouvrage
· assurance de capacité disponible pour l’exploitation

· entretien du futur projet

phase 2 : études techniques

· consultations des maîtres d’oeuvre pour
les études ;
· études techniques des projets, y inclus une
évaluation environnementale (en fonction de la nature
du projet) ;

phase 3 : appel d’offres

· lancement des appels d’offres travaux et/ou fournitures
et équipements ;
· consultation des maîtres d’oeuvre pour
la supervision des travaux ;
· évaluation des offres et attribution des marchés
 ;

phase 4 : travaux

· réalisation et supervision des travaux et/ou
fournitures/équipements ;
· réceptions des travaux et/ou fournitures et
remise des ouvrages/fournitures/ équipements aux Maîtres
d’Ouvrages et/ou aux bénéficiaires ;

Ce programme indiquera également les dates de remise
des rapports d’activités aux Maîtres d’Ouvrage/bénéficiaires.
Des copies seront transmises aux Maîtres d’Ouvrage/bénéficiaires
ainsi qu’aux Bailleurs des projets et sous-projets concernés.
Une mise à jour de ce planning sera faite mensuellement.
Un rapport explicitera les écarts constatés
avec les prévisions et les dispositions prises pour
les corriger. [Voir en annexe A2.1]

SECTION 3.2 - ETUDES TECHNIQUES DES SOUS-PROJETS

3.2.1. Processus

a- phase préliminaire

Cette phase constitue le démarrage des études,
avec la désignation par le Directeur Technique d’un
Chef de Projets responsable du projet et qui doit mener les
actions suivantes :

· Mise au point des programmes et/ou sous-projets :
coûts objectifs, délais et termes de référence
des études techniques à réaliser ;
· Préparation des dossiers de consultation des
maîtres d’oeuvre [Voir en annexe B modèle des
dossiers de consultation, contrats et termes de référence
des études] ;

· Lancement de la/des consultation(s) ;
· Choix du/des maître(s) d’oeuvre et signature
du/des contrat(s) d’étude ;
· Remise des documents existants sur le projet au(x)
maître(s) d’oeuvre (4) ;

· Visite du site du sous-projet par le(s) maître(s)
d’oeuvre, accompagné(s) par le Chef de Projets
de l’AGETIPE-MALI, et le Bénéficiaire et/ou
le maître de l’ouvrage ;
· Réunion de présentation et de démarrage
de l’étude regroupant : la Direction technique de l’
AGETIPE-MALI, le Maître d’oeuvre et le Bénéficiaire.
Cette réunion se tiendra après la visite du
site du sous-projet et de préférence dans les
bureaux du Bénéficiaire ;

· Mise en place d’un Comité Technique (5) qui
a pour mission d’examiner tous les dossiers d’études
provenant des bureaux d’études et de formuler des observations.

b- phase avant projet sommaire (APS)

L’APS correspond à une étude chiffrée
d’une solution d’ensemble accompagné de variantes éventuelles
permettant la réalisation du projet. Il comprend :

· les plans définissant les différents
partis ou solutions techniques possibles ;
· une note descriptive et justificative des solutions
proposées ;
· dans le cas des projets de réhabilitation
et de drainage, un état des lieux et un diagnostic
sommaire des ouvrages à réhabiliter ;

· un avant métré sommaire des travaux
pour chacune des solutions envisagées ;
· une estimation sommaire de chacune des solutions
envisagées, basée sur les avant métrés
sommaires, pour l’ensemble des ouvrages faisant partie du
projet ;
· une description sommaire des tâches de gestion
et d’entretien de l’ouvrage dans les différentes solutions
et une estimation des charges récurrentes correspondantes
 ;

· une proposition d’allotissement des travaux ;
· une évaluation de l’impact du projet sur l’environnement
(si requis).

Le Maître d’oeuvre remettra à la Direction
Technique, un dossier APS en exemplaires suffisants pour le
diffuser auprès des Maître d’Ouvrages, utilisateurs
et/ou gestionnaires des futurs ouvrages et Bailleur(s) le
cas échéant.

Sur la base de l’examen du dossier technique par le Chef
de Projet, le Comité Technique sera invité à
donner son avis sur la conformité aux termes de référence,
la pertinence des solutions proposées, et le respect
des règles de l ’art et des normes en vigueur. Le Chef
de Projet vérifiera les estimations et les coûts
évalués par rapport aux réalités
du marché local. Il notifiera au Maître d’oeuvre
la solution retenue et les observations éventuelles
en vue de la préparation de l’Avant-Projet Détaillé.

c- phase avant projet détaillé (APD)

Après les observations faites sur l’APS, le Maître
d’oeuvre doit présenter à la Direction Technique,
le dossier d’Avant Projet Détaillé (APD) qui
est en fait le dossier d’exécution technique du projet.

L’APD correspond à une étude descriptive, explicative
et justificative des dispositions techniques du projet y compris
les emprises des ouvrages. Il comprend :

· le dossier technique des ouvrages divisés
en lots et tranches (plan de masse, plans d’ensemble et de
détail des ouvrages, notes de calcul, etc.) ;
· dans le cas des projets de réhabilitation
(route, bâtiments, etc.) et de drainage, un état
des lieux et un diagnostic des ouvrages à réhabiliter
 ;

· un avant métré des travaux ;
· une note justificative des prix unitaires ou des
montants forfaitaires utilisés pour l’estimation détaillée
 ;
· une estimation détaillée des dépenses
afférentes à l’exécution de chaque ouvrage
entrant dans l’APD ;

· les plannings prévisionnels incluant toutes
les phases de réalisation de l’opération y compris
celles qui sont réalisées par d’autres maîtres
d’ouvrage, notamment les travaux de préparation des
sites dont le déplacement des réseaux ;
· une description détaillée des tâches
de gestion et d’entretien de l’ouvrage et une estimation des
charges récurrentes correspondantes ;

· et les différents plans et schémas
d’exécution selon le type de sous-projet (coffrage,
ferraillage, électricité, etc.)

Le Chef de Projet de l’AGETIPE-MALI suivra en permanence
l’élaboration de l’APD et donnera son avis écrit
sur toutes les options techniques proposées ou adoptées
par le Maître Oeuvre, éventuellement après
avis du Comité Technique. Il notifiera au Maître
d’Oeuvre son accord pour la réalisation du projet d’exécution
sur cette base après avis du bénéciaire/
du maître d’ouvrage en cas d’écarts avec les
coûts objectifs.

Le Maître d’Oeuvre remettra à la Direction Technique
le dossier définitif de l’APD en nombre suffisant,
pour transmission aux parties concernées (Maître
de l’Ouvrage, utilisateurs et/ou gestionnaires et Bailleurs
) ;

d- phase Projet d’Exécution des Ouvrages (PEO)

Le Projet d’Exécution des Ouvrages (PEO) fixe dans
tous leurs détails les dispositions techniques de l’ouvrage
à réaliser. Son degré de précision
doit être tel qu’il pourra être exécuté
par une entreprise ne disposant pas de bureau d’études.
Le PEO intègre les données relatives à
l’appui / encadrement de l’entrepreneur (cas des petits travaux
confiés à des petites entreprises).

Il comprend :

· les Spécifications Techniques Détaillées
qui définissent de façon précise les
caractéristiques physiques des ouvrages ;
· les divers plans d’exécution et descriptifs
des ouvrages qui définissent les caractéristiques
géométriques exactes des ouvrages

· le programme d’appui / encadrement par rapport au
planning d’exécution des travaux
· le programme de l’animation socio-économique
relatif à l’ouvrage à réaliser.
· une " Notice d’entretien " transmis lors
de la réception des ouvrages au Maître de l’Ouvrage
et au gestionnaire de l’ouvrage, qui précise la liste
des tâches d’entretien, leur degré d’importance
et une évaluation du coût de l’entretien pendant
les 5 premières années, tâche par tâche,
sous forme de budgets annuels.

· Le PEO devra recevoir l’approbation formelle par
écrit du Chef de Projet de l’AGETIPE-MALI.

e- phase dossier d’appel d’offres (DAO)

Cette phase est principalement consacrée à
l’élaboration des pièces écrites du dossier
d’Appel d’Offres (AO). Le DAO est établi à l’aide
des documents types annexés au manuel des procédures
et comprend l’ensemble des documents énumérés
pour le PEO.

3.2.2 Les Etudes d’Impact Environnemental

Au cours des études d’avant projet sommaire, l’AGETIPE-MALI
devra faire effectuer par un bureau d’études spécialisé,
en général différent du Maître
d’oeuvre, un bilan environnemental en accord avec le code
national pour l’environnement pour évaluer les différents
impacts négatifs éventuels et définir
les mesures de préservation/protection à prendre
pendant et après la réalisation des ouvrages.

L’AGETIPE-MALI développera une méthodologie
pour l’établissement du bilan environnemental. Cette
méthodologie liste les impacts potentiels primaires
de l’opération et leurs conséquences sur le
milieu naturel et humain. De plus la méthodologie détaille
les besoins de rapports de suivi à chaque étape
du bilan environnemental.

L’Evaluation Environnementale (EE) fera partie, ainsi que
le plan de limitation des impacts qui lui est associé,
de l’étude technique et les termes de référence
de l’EE et des mesures de protection seront inclus dans le
dossier de consultation de l’étude technique.

3.2.3. Contrôle des études

Le Chef de Projet de l’AGETIPE-MALI chargé du sous-projet,
examinera et formulera des observations, sur les différents
dossiers d’études, qu’il soumet pour avis au Comité
Technique de l’AGETIPE-MALI.

Le Comité Technique, qui doit comprendre au moins
une personne hautement qualifiée dans le domaine de
l’étude en question, est composé des personnes
suivantes :

· Directeur Technique,
· un (ou plusieurs) Chef(s) de Projet ayant l’expertise
nécessaire et concerné(s) par le projet à
examiner,
· un ou plusieurs spécialistes extérieurs
à l’AGETIPE-MALI auxquels le Directeur Technique pourrait
recourir en raison de leur expertise, et

· du Maître d’Ouvrage ou son représentant
(6).

Le Comité Technique pourra être élargi
à d’autres parties concernées par le sous-projet.
La Direction Technique décidera de la réunion
du Comité Technique et de la fréquence des réunions,
selon l’importance du sous- projet.

Le Chargé de Projet, sous la supervision du Directeur
Technique de l’AGETIPE-MALI assurera la réception et
le contrôle de toutes les phases d’étude des
sous-projets, qui doivent recevoir au préalable l’avis
du Comité Technique.

Le Comité Technique se réunit sur convocation
du Directeur Technique pour examiner les différents
dossiers (APS, APD, DAO etc.) provenant des bureaux d’études
et formuler des observations.

Toutefois, pour les projets de faible importance, la réunion
du Comité Technique pourrait se limiter au niveau de
la Direction Technique de l’AGETIPE-MALI, mais avec obligation
à cette dernière, de recueillir par écrit
les observations du Maître d’Ouvrage ainsi que son approbation
sur les différents dossiers et pour la validation de
l’étude technique.

Pendant l’examen des dossiers techniques, le Comité
Technique doit s’assurer :

a- au niveau du dossier APS :

· du respect des objectifs et du programme ;
· de la bonne compréhension de toutes les données
du sous-projet par le Maître d’oeuvre ;
· de la prise en compte de toutes les composantes du
sous-projet ;

· de l’optimisation des coûts d’investissement,
d’exploitation et de maintenance du projet dans son environnement
et le contexte de son utilisation ;
· de la prise en compte de toutes les difficultés
et contraintes liées à la réalisation
du sous-projet ;
· du respect de l’enveloppe financière disponible.
(7)

b- au niveau du dossier APD :

· que le Maître d’oeuvre a pris en compte
toutes les observations faites au niveau de l’APS ;
· que techniquement le projet répond à
toutes les normes de sécurité d’exploitation ;

· que les plans et notes de calcul sont corrects ;
· que les quantitatifs prévus sont correctements
calculées et que le devis estimatif du projet est dans
l’enveloppe allouée ;
· que les spécifications techniques sont claires,
satisfaisantes et complètes, et

· que le délai prévu pour les travaux
est raisonnable.

c- au niveau du dossier AO :

· que la constitution du dossier d’Appel d’Offres
est bien conforme aux termes de référence de
l’étude ;
· que les différentes pièces constituant
le dossier d’Appel d’Offres sont bien rédigées
et conformes au dossier type ;

· que les dispositions des directives pour la passation
des marchés du Maître d’Ouvrage et/ou du Bailleur
sont bien prises en compte et principalement celles préconisées
dans l’accord de financement et/ou le manuel de mise en oeuvre
applicable au projet quand celui-ci existe.

3.2.4. Approbation des études

Avant l’approbation de l’APS, l’APD et le DAO , le Directeur
Technique de l’AGETIPE-MALI requiert l’avis du Maître
d’Ouvrage, du Bénéficiaire du projet, et si
nécessaire, des représentants des utilisateurs
et/ou gestionnaires des ouvrages.

Pour cela, l’AGETIPE-MALI pourrait éventuellement
organiser une réunion du Comité Technique où
le Maître d’oeuvre sera invité à donner
des explications sur les solutions techniques qu’il envisage
d’appliquer.

Dans le cas où le représentant du Bénéficiaire
ou des utilisateurs et/ou gestionnaires ne pourraient assister
à ces réunions, le Directeur Technique est tenu
de recueillir leurs observations dans un délai à
définir et de les transmettre au Maître d’oeuvre
et s’assurer de leur prise en compte dans la suite de l’étude.

Selon les dispositions propres aux accords de financement
relatifs aux projets en question, les dossiers APS, APD et
DAO pourraient être envoyés au(x) Bailleur(s)
pour avis.

L’approbation au niveau de chaque phase de l’étude
est faite par l’AGETIPE-MALI, après que la Direction
Technique ait vérifié que le Maître d’oeuvre
a pris en compte toutes les observations formulées
par toutes les parties concernées par le projet et
après avis de non-objection du/des bailleur(s) le cas
échéant.

SECTION 3.3 - PHASE DE PASSATION DES MARCHES

Les procédures de passation des marchés seront
conformes par ordre de priorité aux clauses définies
dans les accords de financement (Accord de Crédit),
les accords de projet, les conventions de MOD et les dispositions
prévues dans le Manuel de Procédures.
Après approbation des dossiers techniques y compris
le dossier d’appel d’offres, la Direction Technique programmera
la phase exécution qui comprendra :

lancement de l’appel d’offres, sélection des prestataires
(supervision, formation, suivi) passation des marchés
(travaux, fournitures/équipement, services de consultants
pour le contrôle)

3.3.1 Lancement de l’appel d’offres

L’appel d’offres sera lancé selon les procédures
prévues dans l’accord de financement du projet concerné.
[Voir en Chapitre IV et Annexes B]

3.3.2 Sélection du Maître d’oeuvre pour
la supervision des travaux

L’AGETIPE-MALI procédera à la sélection
du Maître d’oeuvre pour la supervision des travaux
au plus tard pendant la période de préparation
des offres par les entreprises. Cette sélection se
fera selon les procédures définies au Chapitre
IX et conformément à l’accord de financement
du projet concerné. Cette procédure n’est pas
nécessaire dans le cas où la mission du Maître
d’oeuvre qui a réalisé les études
a été reconduite (avec la non-objection préalable
du Bailleur de fonds, dans le cas où cela est requis)
pour effectuer la supervision des travaux. Dans ce cas l’AGETIPE-MALI
demandera au Maître d’oeuvre de préparer
une proposition technique et financière sur la base
des termes de référence fournis par l’AGETIPE-MALI
conformément aux dispositions de l’accord de financement.

La mission du Maître d’oeuvre définie au
Chapitre IX pourrait démarrer pendant la phase d’appel
d’offres pour les travaux par les tâches suivantes :

a- Avant l’attribution du marché : ìl pourrait
lui être demandé d’assister à l’ouverture
des plis et de participer à l’évaluation des
offres

b- Avant la signature du marché :
la mise en forme des documents contractuels et l’examen du
dossier technique en vue du démarrage des travaux.

3.3.3 Procédures de Passation des marchés

Après le lancement de l’avis d’appel d’offres, les
procédures de passation des marchés de travaux
et/ou de fournitures, définies dans les Chapitres IV
et VIII ci-après, comprennent, , les tâches suivantes
 :

· réception des offres,
· ouverture des plis
· evaluation des offres,
· demande de non objection (8)

· attribution du marché,
· notification du marché, et
· signature du marché.

Le délai d’exécution des travaux et/ou des
fournitures, démarre avec la remise de l’Ordre de Service
(OS) de démarrage, par l’AGETIPE-MALI à l’Entreprise
et/ou au Fournisseur, cet événément ne
pouvant intervenir avant la signature du marché.

[Voir le processus de supervision des travaux en Chapitre
IX]