Agence d'Exécution de Travaux d'Intérêt Publics pour l'Emploi

Il est constitué deux commissions
pour l’élaboration des listes de qualification et de classement
(Chapitre VI) et l’attribution des contrats et marchés :
(a) une Commission des Marchés (CM) chargée de procéder
aux décisions de qualification et de classement, et d’attribution
des contrats et marchés de toute nature ; et (b) une
Commission d’Analyse (CA) chargée d’analyser les candidatures
aux qualifications en vue du classement et les offres et propositions,
et de formuler des recommandations qui seront soumises à la
décision de la Commission des Marchés.

La CM est présidée par le Directeur
Général de l’AGETIPE-MALI ou un représentant dûment authorisé.
Ses principales règles de fonctionnement sont les suivantes :

La CM comprend trois membres qui ont voix délibérative.
Il s’agit du Directeur Général, président de la commission,
du Responsable Financier et Administratif de l’AGETIPE-MALI
et d’un troisième agent de l’AGETIPE-MALI (pouvant être
le directeur technique ou un chef de projet non responsable
du sous-projet concerné).(14)

La CM comprend également au moins un membre avec voix non
délibérative qui ne fait pas partie de l’AGETIPE-MALI. Ce
membre est désigné par le Maître de l’Ouvrage (à
prévoir ou non dans la Convention de Maîtrise d’ Ouvrage Délégué
CMOD). Il peut s’agir de représentant du Maître de
l’Ouvrage, des autres ministères concernés par les travaux,
des bénéficiaires, ou des associations quand il s’agit de
sous-projets communautaires. Cependant, la fonction de membre
de la CM n’est pas nécessairement liée à un poste occupé dans
l’administration.

Les 3 membres avec voix délibérative devront être présents
pour que la CM puisse siéger valablement ; un membre
absent peut se faire remplacer par délégation écrite par un
autre agent de l’AGETIPE-MALI sous réserve de l’accord du
président de la Commission, qui doit être consigné dans le
procès-verbal ;

La fonction de membre de la CM et la participation à toutes
les réunions de la CM ne sont pas rémunérées, quel que soit
l’emploi principal du membre de la CM, et le nombre et la
durée des réunions de cette commission.

La CM a pour rôle de : (a)
procéder à l’ouverture publique des offres ou des propositions
de travaux, de services de consultants et de fournitures
quel que soit le mode de compétition (15) ; (b) désigner, au cours de la
séance d’ouverture, la composition de la CA pour l’analyse
des offres et propositions de travaux, services et fourniture ;
(c) procéder à l’examen et à la décision concernant toutes
demandes de dérogation en ce qui concerne la passation des
marchés ; (d) établir les listes de qualification sur la base
des propositions de la CA (voir Chapitre IV) ; (e) attribuer
les marchés et contrats de services, travaux et fourniture
sur la base des rapports de la CA en cas de mise en compétition
et de la direction technique dans les autres cas ; (f)
autoriser des modifications des documents type joints au présent
manuel ; (g) proposer pour accord du Bailleur de fonds
toute modification du présent manuel en ce qui concerne les
procédures de qualification et de passation des marchés ;
(h) décider des exclusions temporaires ou définitives des
sociétés en application des règles prévues dans les règlements
d’appel d’offres ou de consultation ; et (i) d’examiner
les propositions d’avenant à des marchés ou contrats lorsque
le cumul des avenants à approuver et/ou déjà approuvés représente
plus de 10% du montant du marché initial.

Seul le Président de la CM peut
autoriser le Président de la CA à prendre contact avec les
soumissionnaires pour obtenir des renseignements complémentaires
concernant leurs offres. Ces demandes, ainsi que les réponses
doivent être faites uniquement par écrit. Il doit informer
la CM de toutes ces demandes d’autorisation et veiller à ce
que les rapports d’analyse fassent clairement ressortir les
motifs et les résultats de ces demandes de renseignement complémentaire.
Le Président de la CM est également responsable du respect
de la règle de confidentialité pendant toute la durée de l’appel
d’offres ou de la consultation. La CA n’est pas autorisée
à déroger aux règles générales de fonctionnement de cette
commission qui sont définies ci-après ni aux clauses et conditions
des règlements d ’appel d’offres ou de consultation.

Dans les cas où l’appel d’offres
ou la consultation sont relatifs à des services, fournitures
ou travaux spécialisés, la Commission des Marchés pourra,
lors de la séance d’ouverture des offres, demander au président
de la CA de s’adjoindre les services d’un spécialiste pour
l’analyse

Le rôle de la CA est : (a)
d’assurer le secrétariat de la Commission des Marchés et,
à ce titre, de préparer toutes ses séances et de rédiger les
procès-verbaux (18) ;
(b) procéder à l’analyse des demandes de qualification et
à l’établissement des listes correspondantes qui seront proposées
à la décision de la CM ; (c) de procéder à l’analyse des offres
dans le strict respect des règles du présent manuel et des
règlements d’appel d’offres ou de consultation ; et (d)
de rédiger un rapport d’analyse des offres qui devra formuler
des propositions d’attribution et de classement des offres
à la CM.

SECTION 7.2 Règles
générales applicables aux règlements d’appel d ’offres ou
de consultation

La méthode de sélection devra utiliser des critères objectifs
et mesurables ;

Les documents demandés aux candidats pour fournir les éléments
nécessaires à l’évaluation des offres doivent être parfaitement
définis dans le règlement ;

L’analyse des offres ou des propositions devra être effectuée
en utilisant strictement et uniquement les règles et les critères
définis dans le règlement ;

Ni l’AGETIPE-MALI, ni aucune commission impliquée dans l’analyse
ou l’attribution n’est autorisée à modifier le règlement
après la remise des offres ;

Les appels d’offres et les consultations doivent impérativement
utiliser les documents types annexés au présent manuel et
toute dérogation à ces documents ou toute modification de
ces documents doivent faire l’objet d’un accord préalable
de la CM et du Bailleur de fonds ;

La limitation du nombre de lots ou de marchés qui pourront
être attribués à une seule entreprise dépendra uniquement
de la capacité de l’entreprise à réaliser ces contrats simultanément.

Les candidats devront disposer d’un temps suffisant pour
préparer leur offre (en principe au minimum 4 semaines pour
un appel d’offre ouvert pour travaux et fournitures et 3 semaines
pour les services de consultants).

Le dossier d’appel d’offres indiquera si le marché sera à
prix ferme à prix révisable, à prix unitaire ou à prix forfaitaire.

SECTION 7.3 Règles générales applicables à l’ouverture et
à l’analyse des offres

·
Aucun renseignement concernant l’évaluation des offres ou
des propositions et les recommandations d’attribution ne doit
être communiqué aux sociétés candidates ou à toute personne
n’ayant pas qualité pour participer à la procédure de sélection,
tant que l’attribution du contrat ou du marché n’a pas été
notifiée au candidat gagnant ;

·
S’il est démontré qu’un membre d’une commission est responsable
de la diffusion de toute information, quelle que soit sa nature,
concernant l’appel d’offres ou la consultation, il sera définitivement
exclu de toute commission future de l’AGETIPE-MALI et ceci
sera considéré comme une faute professionnelle grave devant
être sanctionnée par le responsable de l’AGETIPE-MALI ;

·
S’il est démontré qu’un candidat a fait pression d’une façon
ou d’une autre, directement ou indirectement, sur un membre
d’une commission ou un agent de l’AGETIPE-MALI pour obtenir
un renseignement concernant l’analyse des offres ou des propositions
préalablement à la notification d’attribution du marché par
l’AGETIPE-MALI, ou pour tenter d’influer sur la décision
d’adjudication, ce candidat ne sera plus autorisé à soumettre
des offres ou propositions pour aucun contrat ou marchés avec
l’AGETIPE-MALI pour une durée d’au moins deux ans ; cette
disposition sera précisée dans le règlement ;

·
L’ouverture des offres ou des propositions financières est
publique . A la séance d’ ouverture des plis on donne
lecture des informations précisées au RPAO (Règlement particulier
de l’appel d’offres ou Instructions aux soumissionaires),
notamment le nom des soumissionnaires, le montant de leurs
offres, y compris les rabais éventuels, tels qu’ils ressortent
des informations contenues dans les soumissions. A l’issue
de cette séance, il est établi un procès-verbal conforme au
modèle joint au présent Manuel ; les relais dont le montant
(ou pourcentage) n’a pas été lu en séance publique ne pourront
pas être pris en compte pour l’évaluation des offres.

·
La Commission d’ouverture n’est pas chargée d’effectuer des
analyses des offres ou propositions ; elle n’est pas
habilitée à se prononcer sur la recevabilité des offres ni
sur l’éligibilité des soumissionnaires ;

·
Aucune décision de rejet d’offre pour quelque raison que se
soit n’est prise à l’ouvert ure des plis et à fortiori aucune
décision n’est communiquée à l’assemblée. La décision concernant
la recevabilité des offres ou des propositions est basée sur
l’analyse détaillée, par la CA, de la conformité des offres
et de leur recevabilité qui est effectuée strictement sur
la base du règlement ;

·
En aucun cas il n’est procédé à la consultation en séance
des soumissionnaires présents dans la salle ;

·
La liste des pièces fondamentales dont l’absence doit ou peut
conduire au rejet des offres doit être fournie sans ambiguïté
dans le règlement ; au cas où il serait décidé, au cours
de l’analyse, d’accepter une offre dans laquelle une des pièces
est soit absente soit inexploitable en l’état, cette décision
devra s’appliquer de manière équitable à toutes les offres ;

·
La CA n’est pas autorisée à ajouter, supprimer ou modifier
les critères d’analyse et de recevabilité des offres définis
dans les règlements ; seule la CM est autorisée à déroger
à un critère dans des cas exceptionnels et seulement lorsque
le lancement d’un nouvel appel d’offres mettrait gravement
en cause l’exécution d’une opération ou d’un sous-projet ;

·
La CA est habilitée à procéder à la vérification des informations
transmises par les candidats et nécessaires à l’application
des critères d’attribution ; s’il est établi qu’un candidat,
qu’il soit ou non moins disant, a transmis un renseignement
volontairement erroné son offre est écartée et le soumissionnaire
peut faire l ’objet de sanction qui sera décidée par la CM ;
dans ce cas également, l’exactitude des informations transmises
par tous les autres candidats en ce qui concerne le critère
incriminé doit être vérifiée ;

·
La CA ne peut consulter un des soumissionnaires pour obtenir
des clarifications concernant son offre qu’après avoir obtenu
l’accord écrit du président de la CM. Une telle consultation
ne peut se faire que par écrit.

·
Ni la CM, ni la CA, ne sont autorisées à demander aux entreprises
de modifier leurs offres, les quantités de travaux du dossier
d’appel d’offres, ni à compléter ou modifier une offre sauf
si le règlement d’appel d’offres précise clairement dans quelles
conditions et suivant quelle méthode ;

·
La CA doit rédiger un rapport selon le modèle joint en Annexe
A2.3 au présent Manuel ;

§
Le rapport d’analyse doit, d’une part, formuler des recommandations
claires en ce qui concerne l’attribution du marché et, d’autre
part, proposer un classement des soumissionnaires qui pourraient
être déclarés adjudicataires en cas de défaillance des soumissionnaires
mieux classés ;

§
Le délai d’analyse (entre l’ouverture des offres ou des propositions,
et la finalisation du rapport d’analyse) ne doit pas dépasser
un délai fixé par la CM en fonction de la complexité du dossier
(en général : au maximum quinze jours ouvrables) ;

§
Le président de la CM est seul autorisé à prolonger ce délai ;
cette décision doit être demandée et argumentée par écrit
par le président de la CA et la décision notifiée et justifiée
également par écrit ;

§
Le rapport d’analyse est strictement confidentiel ; il
doit être remis aux membres de la CM au moins trois jours
calendaires avant la date prévue pour la réunion de celle-ci ;

§
Le rapport d’analyse est soumis par la CA au Président de
la CM, qui fixe la date et convoque les membres de la CM à
la séance de l’attribution des offres, qui doit en principe
avoir lieu dans les six jours ouvrables.

SECTION 7.4 Règles générales applicables à l’attribution
des marches et contrats

·
Tous les membres de la CM seront formellement invités à assister
à la séance d’attribution par le Président.

'> ·
Le président de la CA expose le contenu du rapport d’analyse
et les propositions qu’il contient .

·
La CM n’est pas autorisée à attribuer le contrat ou le marché
à une société différente de celle proposée par la CA. Au
cas où la CM déciderait de ne pas suivre les recommandations
du rapport, elle doit en expliciter les raisons dans le procès
verbal de séance ; ces raisons ne peuvent pas être basées
sur des critères et une méthode d’évaluation différents de
ceux du règlement.

·
Si les trois membres de la CM qui ont voix délibérative estiment
que les bases ou les conclusions du rapport d’analyse méritent
d’être réexaminées, le dossier est alors retourné à la CA
pour un nouvel examen. Une nouvelle séance de la CM est alors
nécessaire pour l’examen du rapport d’analyse éventuellement
révisé.

'> ·
Dans ce cas, la CA est tenue de revoir son analyse en tenant
compte des observations de la CM. Elle doit revoir son rapport
en conséquence et le soumettre à nouveau à la CM jusqu’à ce
que la décision d’attribution puisse être prise. Le nouveau
rapport doit refléter toutes ces étapes et expliciter clairement
les motifs de décision de la CM et la façon dont la CA a tenu
compte de ces observations. Tous les rapports sont conservés
en archive et la fiche de suivi de l’appel d’offres doit permettre
de suivre toutes ces phases de l’analyse.

·
L’acceptation des propositions du rapport d’analyse des offres
est consignée dans un procès verbal, signé par les membres
présents de la CM. La liste des personnes présentes figure
dans le procès verbal.

·
La CM doit indiquer clairement dans le procès verbal, d’une
part, la décision prise en ce qui concerne l’attribution du
contrat ou du marché et, d’autre part, un classement des soumissionnaires
qui peuvent être déclarés adjudicataires en cas de défaillance
des soumissionnaires mieux classés.

SECTION 7.5 Règles générales applicables à la préparation
des marchés et contrats

·
Le marché ou le contrat doit être strictement
conforme au modèle joint au dossier d’appel d’offres ou de
consultation ; les seuls éléments qui peuvent différer
du dossier sont clairement explicités dans le règlement ;
la direction technique est chargée de préparer le marché ou
le contrat et de le faire signer par l’adjudicataire ;

'> ·
En cas de défaillance de l’entreprise adjudicataire, soit
au moment de la signature, soit au cours de l’exécution du
contrat, le Directeur Général de l’AGETIPE-MALI est autorité
à attribuer le contrat ou le marché à la société suivante
dans le classement établi par la CM lors de la décision d’attribution
du marché ou du contrat ;

·
Il doit informer la CM de sa décision ainsi
que des motifs qui la justifient lors de la séance suivante .

SECTION 7.6 Actualisation et révision des prix unitaires
et des montants forfaitaires

Le prix du marché sera ferme et non-révisable, à moins que
la révision n’ait été explicitement prévue dans le dossier
d’appel d’offre ou de consultation et dans le marché ou le
contrat. Dans le cas d’un marché à prix ferme et non révisable
et , dans les cas exceptionnels où la signature du marché
devrait être différée au-delà de la date initiale de validité
des offres, le règlement d’appel d’offres devra prévoir si
les offres seraient actualisées ou non, et indiquer la formule
d’actualisation à utiliser.(19)

<a
href="#_ftnref1" name="_ftn1" title="">(14) le conseiller juridique de l’AGETIPE-MALI
devrait participer comme observateur à la CM. Il sera
alors chargé de dresser le procès-verbal d’ouverture des
offres et des différentes réunions de la CM.

name="_ftn2" title=""> (15 '>) une sous commission de la CM peut-être désignée pour procéder aux ouvertures
des offres.

title=""> ( color:black'>16 color:black'>) color:black'>Le président de la CA peut être le directeur technique de l’AGETIPE-MALI,
si celui-ci ne fait pas partie de la CM.

(17) La
CA est composée d’un Président nommé par la CM et au moins
deux membres proposés par le Président en raison de leur
qualification et de leur expertise. En principe ces membres
devraient inclure le chef de projet de l’AGETIPE-MALI, qui
rédige le rapport d’analyse et le Maître d’Oeuvre du projet.
La CA pourra aussi s’associer un représentant du bénéficiaire
et de tout autre service technique concerné par le projet
(Hydraulique, Urbain, TP, etc..)

name="_ftn4" title=""> 9.0pt;'>(18) sauf lorsque le conseiller juridique en est chargé

name="_ftn5" title=""> 9.0pt;'>(19) En principe, sauf si le rythme d’inflation était élevé,
les marchés dont la durée d’exécution prévue est inférieure
à 18 mois, devraient être à prix ferme et non révisable.

<span style='font-family:"Times New Roman";text-transform:uppercase;font-style:normal'>