Agence d'Exécution de Travaux d'Intérêt Publics pour l'Emploi

L’AGETIPE-MALI intervenant principalement
en qualité de maître d’ouvrage délégué, l’une de ses principales
missions, en plus de la supervision des études, est d’assurer
la supervision et le contrôle des travaux.

Bien
que le suivi et le contrôle des travaux soient confiés à des
maîtres d’œuvre, l’AGETIPE-MALI reste responsable vis-à-vis
du Maître de l’Ouvrage de la qualité du respect des délais
d’exécution et du montant des travaux.

·
par la Direction Technique de l’AGETIPE-MALI
qui assure la gestion financière des travaux, et la supervision
des maîtres d’œuvre ; et

·
par les maîtres d’œuvre qui ont en charge le
suivi et le contrôle technique des travaux sur les chantiers.

Les procédures de sélection de
ce maître d’œuvre sont celles définies pour les Consultants
au Chapitre V.

Une des fonctions essentielles
de la Direction Technique de l’AGETIPE-MALI est d’assurer
la supervision et le contrôle des travaux.

La Direction Technique utilise
les documents standards suivants lui permettant d’assurer
la supervision globale des chantier name="_ftnref1" title="">s (20) :

·
principales données de la convention (…., date de signature,
montant) ;

·
sur le plan financier : état de décaissement
et solde du compte bancaire de la convention, montants engagés,
paiements effectués ;

sur le plan technique, état d’avancement général de l’exécution
de la convention (phases études et travaux)

·
Fiche de projet ou de sous-projet donne l’état d’exécution
du projet, les contrats signés par projet avec montant
et attributaire (études, supervision, contrôle et travaux),l’état
d’avancement des travaux,les paiements effectués ;

·
Fiche d’ordre de service (OS), numéroté,
daté et objet ;

·
Fiche rapport de chantier, donne les informations pour
un marché, l’état d’avancement des travaux, la situation des
décomptes, la main d’œuvre, les résultats d’essais de laboratoire,
les problèmes particuliers rencontrés. Le rapport de chantier
est établi à partir des rapports journaliers, hebdomadaires
et des PV de réunion de chantier, envoyés par le maître d’œuvre ;

·
Fiche de décompte mensuel des travaux
exécutés ;

·
Fiche de certificat de paiement avec un état récapitulatif
des paiements effectués ;

·
Fiche de réception travaux, provisoire
et définitive ;

·
Fiche de rapport de fin de chantier,
récapitule l’ensemble des rapports de chantier à la réception
définitive des travaux ;

La Direction Technique de l’AGETIPE-MALI
est chargée de superviser les prestations de maîtrise d’œuvre
des bureaux d’études qui assurent sous sa responsabilité et
pour le compte de l’AGETIPE-MALI le contrôle des travaux.

A ce titre elle doit effectuer
des visites régulières (au moins une fois par mois) et des
visites inopinées des chantiers (au moins une fois par trimestre),
auxquelles doit assister le représentant du Bureaux d’Etudes
concerné, sur le chantier.

L’objet de ces visites est de
contrôler la bonne exécution des obligations contractuelles
du Bureaux d’Etudes et de s’assurer de l’exactitude du contenu
des différents rapports qu’il transmet à la Direction Technique.

L’évaluation des prestations du
Bureaux d’Etudes doit se référer exclusivement aux clauses
du contrat de maîtrise d’œuvre qui contient notamment l’obligation
faite au Bureaux d’Etudes de respecter les règles de l’art
et les normes en vigueur.

Si le maître d’Ouvrage souhaite
modifier les ouvrages objet d’un marché en cours d’exécution,
il informe l’AGETIPE-MALI et cette dernière demande au Maître
d’œuvre de procéder à une évaluation de l’impact technique
et financier de cette modification sur le marché. Le maître
d’œuvre remet un mémoire comprenant tous les éléments permettant
au Maître d’Ouvrage de prendre sa décision finale sur recommandation
de l’AGETIPE-MALI. Ce mémoire comprend notamment :

·
le planning de réalisation correspondant ;

·
une note sur les impacts de la modification sur l’application
de toutes les clauses du marché ;

·
un projet d’avenant du marché ; et

·
toutes les analyses éventuellement nécessaires au Maître d’Ouvrage
pour apprécier tous les impacts financiers et techniques de
la modification souhaitée.

Toute modification éventuelle
du projet doit faire l’objet d’un avenant au(x) marché(s)
et être notifiée aux entreprises par ordre de service émis
en conformité avec les prescriptions des marchés et du manuel
de procédures. Le Maître d’Oeuvre notifiera aux entreprises
les modifications du projet décidées par l’AGETIPE-MALI.

La Direction Technique fait vérifier
par le Chef du Projet les décomptes et les situations de
travaux établis par le Maître d’Œuvre et signés par l’entrepreneur.
Elle certifie la réalité des services ou prestations fournis,
et transmet ensuite le dossier à la direction financière pour
paiement.

Les Fiches d’Avancement du Chantier
vont compléter les états récapitulatifs fournis tous les trois
mois par l’AGETIPE-MALI dans le cadre de ses rapports
d’activités

Après chaque mise à jour, une
copie de la Fiche d’Avancement du Chantier est transmise à
la Direction Administrative et Financière qui opère le rapprochement
avec la fiche Marché où sont enregistrés les décaissements
effectués sur le marché considéré. [cf. Manuel de procédures
Administratives, Financières et Comptables]

L’AGETIPE-MALI doit constituer dans ses archives et maintenir
durant une période d’au moins trois ans après la réception
définitive pour chaque marché et contrat, un Dossier d’Exécution
des Travaux qui doit contenir :

·
tous les documents et correspondances concernant l’attribution
du marché ;

·
les pièces constitutives du marché et les pièces contractuelles
postérieures à sa conclusion ;

·
la copie des ordres de service adressés à l’Entrepreneur,
qu’ils aient ou non fait l’objet de réserves ;

·
toutes autres pièces utiles établies par l’Entrepreneur, par
l’AGETIPE-MALI ou par le Maître d’Œuvre, dans le cadre des
droits et obligations qui incombent à chacun d’entre eux pour
l’exécution du marché, compte tenu de leur rôle et de leurs
responsabilités respectives ;

·
toutes les correspondances de toute nature concernant directement
ou indirectement l’exécution du marché ;

·
le "journal de chantier" en vue de constituer un
carnet de bord de la vie du chantier.

Le Maître d’Œuvre
(21) sélectionné par l’AGETIPE-MALI, pour le contrôle
des travaux, assure, selon les termes de son contrat, les
tâches suivantes :

·
assistance à l’AGETIPE-MALI pour l’analyse des offres ;

·
assistance à la coordination générale de chaque opération
et en particulier la mise à disposition des sites des ouvrages
et le déplacement des réseaux ;

·
Suivi des délais de mise à disposition des sites des ouvrages,
particulièrement du déplacement des réseaux, par rapport à
ce qui est prévu dans les marchés ;

·
Estimation de l’impact financier et contractuel des modifications
des ouvrages demandées par les Maître d’Ouvrage ou l’AGETIPE-MALI
et préparation des projets d’ordre de service et d’avenants
aux marchés correspondant ;

·
Assistance à l’AGETIPE-MALI pour tout ce qui concerne les
relations avec les institutions publiques et privés, notamment
les collectivités locales, les riverains et les concessionnaires
de réseaux ;

·
Rédaction d’un rapport mensuel tel que décrit dans les termes
de référence du Maître d’Oeuvre.

·
surveillance continue des travaux par l’intermédiaire d’un
ou plusieurs contrôleurs qui est (ou sont) son (ses) représentant(s)
sur le chantier ;

·
visite hebdomadaire du chantier avec le représentant de l’entreprise
en vue d’identifier les difficultés rencontrées, de contrôler
la qualité des ouvrages en cours d’exécution et de donner
toutes instructions nécessaires pour assurer la poursuite
des travaux ; cette visite fait l’objet d’un bref compte rendu,
consigné dans le journal de chantier ;

·
suivi technique et financier du marché en vue de veiller au
respect des délais et des coûts ;

·
contrôle et certification des situations de travaux ;

·
rôle d’interlocuteur permanent, au plan technique, de l’entreprise
pour toute question concernant l’exécution des travaux.

·
Assister l’AGETIPE-MALI lors de la réception
provisoire et la réception définitive des travaux.

·
Et d’une manière générale : informer, assister,
aider l’AGETIPE-MALI à exercer son rôle, à assumer ses engagements,
à prendre toute décision nécessaire et utile à la bonne conduite
et à la bonne fin du projet.

·
Pendant la phase d’exécution le Maître d’œuvre doit :

·
contrôler l’ exécution des travaux ;

·
proposer leur réception et leur règlement.

·
identifier les lacunes des entreprises adjudicataires

Pour le contrôle des travaux,
il agit comme l’interlocuteur unique de l’entrepreneur et
à cet effet, il notifie à l’entreprise les ordres de service
qui ont un caractère exécutoire, émis par l’AGETIPE-MALI.
Le Maître d’Oeuvre prépare en général les ordres de service.
Le Maître d’Oeuvre peut également émettre un ordre de service
en cas d’urgence ou de transfert imminent à charge pour lui
d’informer l’AGETIPE-MALI immédiatement.

L’entreprise informe au préalable
le Maître d’ Oeuvre et la Direction Technique de l’AGETIPE-MALI
de la date de fin des travaux et demande la réception provisoire
des travaux dans les délais prévus au marché. Avant que la
Direction Technique ne fixe la date officielle de cette réception,
elle peut procéder suivant les cas à une pré-réception technique.
En fonction des résultats de cette pré-réception, l’AGETIPE-MALI
invite alors l’entreprise aux opérations de réception conformément
aux dispositions contractuelles et à une date fixée.

La réception s’effectuera en présence
du Maître d’Oeuvre, d’un représentant de la Direction Technique
(le Chef de Projet en charge du projet) et du Bénéficiaire
(Maître d’Ouvrage). Les observations éventuelles du Bénéficiaire
seront consignées dans le procès-verbal. Les démarches à suivre
pour effectuer la réception provisoire sont stipulées dans
le marché.

Au cours des réceptions, les vérifications
porteront sur l’état d’exécution partielle ou totale des travaux
et le constat d’éventuelles imperfections ou malfaçons. Un
procès-verbal de réception provisoire des travaux sera préparé
et signé par l’entreprise, le maître d’œuvre, le représentant
de l’AGETIPE-MALI et par le représentant du Maître d’Ouvrage.

Au cas où le représentant de l’entreprise refuserait de signer
le procès verbal de réception des travaux, mention en est
faite audit procès‑verbal et ce procès-verbal lui est
notifié par ordre de service.

Au vu du constat de l’exécution des travaux, l’AGETIPE-MALI
décide de prononcer soit la réception provisoire sans réserves,
soit la réception provisoire des travaux avec réserves, soit
le refus de la réception provisoire. La décision est notifiée
à l’entreprise, il lui sera enjoint d’exécuter ou d’achever
les travaux omis ou incomplets et de remédier aux imperfections
et malfaçons constatées dans les délais spécifiés.

Un délai supplémentaire est fixé à l’entreprise afin qu’elle
procède aux travaux requis. Passé ce délai, l’AGETIPE-MALI
est en droit de faire exécuter les travaux mentionnés au procès-verbal
de réception provisoire par une entreprise de son choix, aux
frais et risques de l’entreprise titulaire du marché.

Les sommes dues à l’entreprise sont réglées après la réception
provisoire, déduction faite du solde des retenues de garantie.

La réception prononcée, l’AGETIPE-MALI
procédera à la remise de l’ouvrage au Maître d’Ouvrage ou
à son représentant ; cette remise fera l’objet d’un procès
verbal signé par l’AGETIPE-MALI, le maître de l’ouvrage et
le maître d’œuvre.

Dans les cas des malfaçons ou
défaillances graves, l’AGETIPE-MALI peut refuser de prononcer
la réception provisoire et enjoindre par ordre de service
à l’entreprise de démolir les ouvrages défectueux ou non conformes
aux stipulations du contrat et le cas échéant de refaire les
travaux.

Le délai de garantie doit être
précisé dans le marché. Ce délai est variable suivant le
type et la nature des travaux.

Pendant le délai de garantie,
l’entrepreneur est tenu à une obligation dite de "parfait
achèvement" au titre de laquelle il doit assurer le maintien
en conformité des ouvrages en remédiant à tous les désordres
signalés par l’AGETIPE-MALI ou le Maître d’Oeuvre, de telle
sorte que ces ouvrages soient conformes à l’état où ils étaient
après leur réception provisoire.

L’obligation de "parfait
achèvement" ne porte pas sur l’entretien des ouvrages
et ne s’étend pas aux travaux nécessaires pour remédier aux
effets de l’usage ou de l’usure normale.

Pendant le délai de garantie,
les obligations du Maître d’Oeuvre, en dehors de l’action
qu’il doit mener pour veiller à ce que l’entrepreneur remplisse
ses obligations (notamment la fourniture du rapport final
d’exécution des travaux et des plans de récolement) portent
sur l’établissement du décompte définitif qui doit être notifié
à l’entrepreneur dans un délai de trente (30) jours suivant
la date de la visite de réception provisoire.

A l’expiration du délai de garantie,
l’AGETIPE-MALI (Chef de Projet) organise une visite de réception
définitive dans les mêmes conditions que la visite de réception
provisoire.

A l’issue de cette visite, le
Chef de Projet de l’AGETIPE-MALI dresse le procès-verbal de
réception définitive qui précise si elle est ou non prononcée.

Si la réception définitive est
prononcée, le procès-verbal dégage l’entrepreneur de ses obligations
contractuelles et l’AGETIPE-MALI restitue la retenue de garantie
ou libère la caution en tenant lieu ou la caution de parfait
achèvement dans un délai maximum d’un mois après la date de
ce procès-verbal.

Si la réception définitive n’est
pas prononcée, le procès-verbal exprime en détail les raisons
de ce refus et détermine les obligations que l’entrepreneur
devra remplir (interventions, délais, etc.) pour obtenir la
réception définitive des travaux.

A la suite de la réception des
travaux de voirie et d’assainissement, une réception des travaux
environnementaux sera effectuée par le Chef de Projet visant
à vérifier que les prescriptions du Plan de Limitation des
Impacts ont été effectivement respectées. Le responsable environnemental
de l’AGETIPE-MALI désigné participera obligatoirement à cette
réception.

Dans certaines circonstances exceptionnelles,
l’AGETIPE-MALI peut assurer elle-même la maîtrise d’œuvre
des travaux. Cette décision revient au Directeur Général après
proposition du Directeur Technique et elle intervient lorsque
les conditions suivantes sont réunies :

·
il n’existe pas dans le fichier de maître d’œuvre disponible
pour le projet considéré, et l’exécution du projet ne peut
être différé ;

·
le projet est suffisamment simple pour être
contrôlé par l’AGETIPE-MALI ;

·
la localisation du Projet n’impose pas au personnel de l’AGETIPE-MALI
des déplacements ou charges additionnelles incompatibles avec
l’exécution de ses tâches habituelles.

Le marché y compris ses éventuels
avenants constitue la référence de base de comptabilisation
des engagements et des décaissements. Dès la signature d’un
marché, l’AGETIPE-MALI tient une fiche-marché et enregistre
un engagement égal au montant de ce marché. La date et le
montant de chaque règlement effectué sont enregistrés au fur
et à mesure dans la fiche-marché ; à tout moment la part engagée
non décaissée est la différence entre l’engagement initial
et la somme des règlements déjà effectués. Une fiche marché
doit être tenue par l’AGETIPE-MALI.

Sauf stipulation contraire figurant
dans le marché, les décomptes sont présentés mensuellement
par l’entreprise. Tout décompte est obligatoirement justifié
par une situation de travaux certifiée par le Maître d’Œuvre.
Le décompte précise le montant des travaux effectués, des
approvisionnements effectués dans le cas où ceux-ci donneraient
lieu à paiement d’accompte sur approvisionnements,
le montant de la déduction éventuelle au titre de l’avance
de démarrage (le cas échéant au titre des accomptes sur approvisionnements
versés précédemment) le total restant à payer ainsi que la
référence de la (ou des) situations(s) de travaux justificative.
Le décompte est daté et signé par la personne habilitée à
représenter l’entreprise.

La Direction Technique vérifie
les décomptes de l’entreprise et les situations des travaux
(attachements) annexées. Elle certifie après vérification
par le Chef de Projet la réalité des services, approvisionnements
travaux ou prestations fournis, et transmet ensuite le dossier
à la direction financière pour paiement. La direction financière
procède aux contrôles comptables du décompte en comparaison
avec le reliquat engagé non décaissé qui figure sur la fiche
marché, et ordonne le cas échéant le règlement. Sauf cas de
force majeure dûment justifié, le délai total entre la réception
du décompte par la direction technique, et le paiement à l’entreprise
(ou l’envoi de l’ordre de virement à la banque) ne doit pas
excéder dix jours ouvrables. Le respect de ce délai constitue
l’un des critères d’évaluation des performances du personnel
et de l’AGETIPE-MALI.

·
par chèques ou ordres de virement, dans le
cas où l’AGETIPE-MALI dispose d’un compte spécial ou d’un
compte de projet,

·
par demande de paiement au Maître de l’Ouvrage, dans les autres
cas et selon les dispositions prévues dans la convention et/ou
l’accord de prêt/crédit/subvention du projet concerné ; et

·
inscription du règlement dans la fiche-marché.

Les engagements doivent être actualisés au fur et à mesure
que des modifications aux marchés auront été notifiées aux
entreprises. Aucun paiement ne peut être effectué si ce paiement
devait conduire à un dépassement des montants engagés.

Les documents de paiement (chèques,
ordres de virement ou demandes de paiement) sont signés par
le Directeur Administratif et Financier et contresignés par
le Directeur Général de l’AGETIPE-MALI. L’un et l’autre peuvent
déléguer par écrit leurs signatures uniquement en cas d’absence
ou d’empêchement.

Une photocopie du chèque, de l’ordre
de virement ou de la demande de paiement, signé et, le cas
échéant, de la ou des délégation(s) de signature est annexée
au décompte avant classement de celui-ci parmi les pièces
comptables justificatives conservées par l’AGETIPE-MALI à
la disposition des réviseurs comptables.

·
remboursement intégral de l’avance de démarrage lorsqu’elle
a été consentie,

·
réception définitive des ouvrages et travaux,

·
main levée de la caution venant en remplacement de la caution
de retenue de garantie ou remboursement des retenues de garantie,

·
notification à l’entreprise du décompte général et définitif.

Lors de la clôture du marché, le reliquat éventuel engagé
non décaissé est désengagé pour réutilisation éventuelle.

title="">(20) Les modèles des tableaux sont donnés à titre
indicatif à l’annexe VII-7.2

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