L’AGETIPE-MALI gère des fonds publics selon des procédures
de type privé, sur la base de convention cadre et de
maîtrise d’ouvrage déléguée qui
la dispensent de certains contrôles à priori.
En contrepartie, elle fait l’objet, périodiquement,
[annuellement ou semestriellement, à préciser],
d’audits financiers, et opérationnels (techniques).

L’AGETIPE-MALI a obligation de maintenir un système
de classement des dossiers de passation des Marchés
(voir Annexe A4.3).

SECTION 10.1 - RAPPORTS D’ACTIVITES

Dans le cadre du suivi de ses activités par le Gouvernement
et les Maîtres d’Ouvrage, l’AGETIPE-MALI doit fournir,
au moins trimestriellement, des rapports d’activités
[ou toute autre p ériodicité à préciser].

10.1.1. Contenu des rapports

Les rapports d’activités doivent refléter les
réalisations de l’AGETIPE-MALI pendant la période,
son évolution d’une période à l’autre
et sa situation générale cumulée à
la période considérée.

Ils doivent fournir sous une forme synthétique et
standardisée des informations sur :

· Les aspects administratifs,
· L’état des finances (conventions, décaissements,
trésorerie) ;
· L’état d’avancement des travaux,

· la situation de la passation des marchés ;
· Les performances de l’AGETIPE-MALI (délais
de paiement, délais de passation de marchés,
nombre d’emplois, ratio de fonctionnement) ;
· La situation des travaux restant à exécuter
pour l’achèvement des conventions,

· La situation financière du projet (engagements,
décaissés, etc.),
· Les indicateurs de performance convenus dans les
documents du projet ou la CMOD.

Ils doivent permettre notamment d’apprécier le plan
de charge de l’AGETIPE-MALI et sa capacité à
entreprendre d’autres projets.

10.1.2. Périodicité (22)

L’AGETIPE-MALI présente au Gouvernement un rapport
relatif à la période écoulée,
sur l’ensemble des activités et à chaque Maître
d’Ouvrage un rapport d’activités relatif à chaque
convention signée.

Les données élémentaires produites soit
par la Direction Administrative et Financière (comptabilité,
administration) soit par la Direction Technique (suivi technique
des chantiers) alimentent une base de données dont
le traitement informatique permet à tout moment d’éditer
les tableaux du rapport d’activité pour toute période
de temps passée. Le contrôle et la saisie des
données élémentaires sont organisés
sur une base quotidienne et doivent pouvoir être exécutés
sans délai au fur et à mesure que l’information
est transmise par les maîtres d’œuvre et les entreprises.

[Voir en annexe A4.1 Modèle rapport d’activité]

SECTION 10.2 - AUDIT FINANCIER

Les comptes de l’AGETIPE-MALI et des projets qu’elle gère
sont examinés périodiquement [semestriellement
ou annuellement à préciser en fonction des conventions,
accords de prêt/crédit/subvention] par des réviseurs-comptables
et un rapport d ’audit est produit en fin de chaque mission,
conformément aux principes internationaux, généralement
admis, applicables aux audits financiers.

Les réviseurs-comptables, sélectionnés
sur la base de leur qualification, apportent une attention
toute particulière, précisée dans leur
terme de référence, à la vérification
de l’existence, de la régularité et du classement
approprié des pièces justificatives des dépenses
figurant sur les états certifiés de dépense
fournis à l’appui des demandes de réalimentation
des comptes spéciaux et des comptes de projet de l’AGETIPE-MALI.

Au titre de l’audit financier, les experts vérifient
et certifient l’application correcte à tous les niveaux,
dans l’esprit et la forme des directives figurant dans le
présent Manuel de Procédures et le respect de
l’ensemble des dispositions des accords de prêts, crédits
ou subvention, et obligations contractuelles auxquelles l’AGETIPE-MALI
est soumise. Ils vérifient la qualité de la
gestion des immobilissations de l’AGETIPE-MALI, de l’efficacité
de l’utilisation des ressources, du respect des dispositions
des conventions et des accords de financement.

[Voir le Manuel de Procédures Administratives, Financières
et Comptable de l’AGETIPE-MALI]

SECTION 10.3 - AUDIT TECHNIQUE

A l’instar des audits financiers, l’AGETIPE-MALI est soumise
à des examens techniques périodiquement, [semestriellement
ou annuellement]. L’audit technique doit procéder à
l’analyse de tout le processus de réalisation des projets
et sous-projets, examiner la qualité des études
et des travaux conformément aux règles de l’art
et s’assurer de la conformité des prestations et des
procédures de passation des marchés, la fiabilité
des données et de l’archivage de la documentation technique
et contractuelle des différents marchés gérés
par l’AGETIPE-MALI.

L’auditeur technique devra notamment vérifier les
aspects suivants :

Au niveau des études techniques :

La recevabilité des sous-projets que les bénéficiaires
présentent à l’AGETIPE-MALI au regard des critères
d’éligibilité définis dans le manuel
de procédures.

La consistance des études techniques, ainsi que la
qualité et la conformité des différents
dossiers techniques.

Au niveau de la passation des marchés :

Le processus de passation des marchés, du lancement
de l’avis d’appel d’offres à l’attribution, tant pour
les études que pour les travaux, le suivi et le contrôle.
Un examen particulier des règles de passation des marchés
et de leur respect dans l’attribution des marchés sera
réalisé.

Au niveau de l’exécution des travaux :

La qualité des travaux, leur conformité avec
les plans d’exécution, le respect des termes des contrats
à tous les niveaux.

Au niveau des partenaires :

L’état des relations que l’AGETIPE-MALI a eu avec
ses différents partenaires, l’Etat, l’Administration
et les collectivités, ainsi que les bureaux d’études,
les entreprises, les ONG et associations, par entretiens et
enquêtes éventuellement.

[Voir en annexe A 4.4 Modèle TdR Audit Technique]

Au niveau de l’utilisation des ouvrages réalisés

La gestion, l’entretien, le respect de la destination initiale
de l’ouvrage.

SECTION 10.4 - SUPERVISION DE L’AGETIPE-MALI

En plus des audits, l’AGETIPE-MALI fait également
l’objet de supervision et de contrôle, de la part :

· des Maître d’Ouvrage et des Bailleurs ;

· de l’Etat en général, du Ministère
des Finances ou tout autre Ministère désigné
dans la Convention de maîtrise d’ouvrage déléguée
· du Contrôle d’Etat ou de la Cour des Comptes
selon les Pays.

10.4.1. Supervision par les Maîtres d’Ouvrage et des
Bailleurs

Des contrôles se font en général à
l’occasion des missions de supervision des Bailleurs de fonds.
Les bailleurs et maîtres d’ouvrage, sur la base des
rapports d’activité fournis par l’AGETIPE-MALI, font
le point de l’état d’exécution des projets qu’ils
financent ainsi que de la situation financière des
fonds mis à la disposition de l’AGETIPE-MALI. L’AGETIPE-MALI
se doit de faciliter le déroulement des missions de
supervision, et de leur procurer tous les documents disponibles
et utiles pour la supervision.

10.4.2. Contrôle de l’Etat

Conformément aux clauses des conventions de maîtrise
d’ouvrage déléguée que l’AGETIPE-MALI
signe avec l’Etat, ce dernier procède à des
contrôles qui sont effectués par les services
du Département chargé du suivi de la maîtrise
d’ouvrage déléguée, du Ministère
des Finances et du Contrôle d’Etat. Leur périodicité
n’est pas fixée, ils sont faits de manière inopinée,
mais dans tous les cas, le Département chargé
du suivi de la maîtrise d’ouvrage déléguée
examine les rapports d’activités, les rapports d’audit
financier et technique, et procède à toutes
les vérifications nécessaires.

10.4.3. Obligations de l’AGETIPE-MALI

Les réviseurs-comptables et les experts chargés
des audits techniques, ainsi que toutes les missions de supervision
et de contrôle sont introduits par le Directeur Général
auprès des différents services concernés
de l’AGETIPE-MALI lors de leur première visite à
ces services. Sans que ceci constitue une exclusive, la Direction
Administrative et Financière est le principal interlocuteur
des réviseurs-comptables et de gestion tandis que la
Direction Technique est celui des experts chargés des
audits techniques.

L’AGETIPE-MALI a pour obligation d’assurer la transmission,
dans un délai n’excédant pas trois mois la période
considérée, les rapports d’audits, financier
et technique au Département désigné par
le Gouvernement pour le suivi de l’AGETIPE-MALI, aux Maître
d’Ouvrage, aux bailleurs concernés et à l’Assemblée
Générale de l’AGETIPE-MALI.

SECTION 10.5 - SYSTEME DE MONITORING

L’AGETIPE-MALI doit disposer d’un système intégré
de gestion couvrant l’ensemble de ses activités, lui
permettant à tout instant d’avoir la situation exacte
sur :

· le plan de charge de l’AGETIPE-MALI,

· les conventions (accords de prêts, crédits,
subvention et sur budget national),
· les projets et sous-projets (études et travaux),
· la passation des marchés,
· les contrats,

· la comptabilité et les finances,
· les banques,
· le personnel (salaires, cotisations, etc.),
· les prévisions de réalisation,

· les entreprises et les bureaux d’études figurant
au régistre de qualification et classement

L’AGETIPE-MALI doit pouvoir éditer à tout moment,
un tableau de bord qui donne :

· le portefeuille de l’AGETIPE-MALI et son plan de
charge,
· le niveau d’exécution des projets et sous-projets,

· le montant total des fonds reçus et leur niveau
de décaissement,
· le budget de l’AGETIPE-MALI et son niveau d’exécution,
· le ratio de coût de fonctionnement de l’AGETIPE-MALI.

Ces informations ainsi que les documents énumérés
en annexe A4.3, seront impérativement mis à
la disposition des auditeurs et des missions de supervision
de l’Etat, des Maîtres d’Ouvrage et Bailleurs.